Microsoft Copilot verstehen: vom KI-Assistenten zum eigenen Agenten

Microsoft Copilot Chat (früher Microsoft 365 Copilot Chat), Microsoft 365 Copilot, Agent Builder, Copilot Studio: Rund um Microsoft Copilot tauchen immer mehr Begriffe auf. Dabei klingen die Aufgaben einfach: eine lange E-Mail zusammenfassen, einen Textentwurf erstellen oder eine Information in Unternehmensdokumenten finden. Für solche Aufgaben kann Microsoft Copilot im Arbeitsalltag hilfreich sein.

Was steckt hinter den Namen? Welche Lösung brauchst du für welche Aufgabe? Und ab wann lohnt sich ein eigener Agent? Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Unterschiede und zeigt, welche Möglichkeiten sich daraus ergeben – auch ohne Programmierkenntnisse.

Was ist Microsoft Copilot?

Microsoft verwendet den Namen Copilot für verschiedene KI-Angebote. Im Mittelpunkt dieses Artikels stehen die Lösungen rund um Microsoft 365 und die Erstellung eigener Agenten.

Mit Microsoft Copilot beschreibst du Aufgaben in natürlicher Sprache. Statt dich durch mehrere Menüs zu klicken, formulierst du zum Beispiel:

„Fasse dieses Dokument zusammen und hebe die wichtigsten Entscheidungen hervor.“

Copilot verarbeitet die Anfrage und erstellt eine Antwort. Je nach Produkt und Konfiguration kann er dabei bereitgestellte Dateien, Webinformationen, Unternehmensinhalte oder angebundene Systeme berücksichtigen.

Entscheidend ist, welche Informationen tatsächlich verfügbar sind. Eine allgemeine Erklärung zum Thema Urlaub ist etwas anderes als eine verlässliche Antwort auf die Frage, welche Urlaubsregelung in deinem Unternehmen gilt. Dafür braucht Copilot Zugriff auf die passende, aktuelle Quelle.

Die vier Angebote im Überblick

Die vier Angebote lassen sich nach ihrem jeweiligen Schwerpunkt unterscheiden:

Angebot	Schwerpunkt	Typische Aufgabe
Microsoft Copilot Chat	Unterstützung im Chat	Fragen beantworten, Texte entwerfen und bereitgestellte Dokumente bearbeiten
Microsoft 365 Copilot	Unterstützung mit Arbeitskontext in Microsoft 365	Informationen aus E-Mails, Besprechungen und Dateien für die eigene Arbeit nutzen
Agent Builder	Eigene spezialisierte Agenten ohne Programmierung erstellen	Einen Assistenten für Projektfragen oder interne Anleitungen einrichten
Copilot Studio	Agenten mit Integrationen und Geschäftsabläufen entwickeln	Informationen abrufen, Tickets erstellen oder mehrstufige Prozesse ausführen

Diese Angebote greifen ineinander. Welche Funktionen konkret nutzbar sind, hängt von Lizenz, Freigaben und Einrichtung deiner Organisation ab.

Vier aufsteigende Stufen von Microsoft Copilot Chat (Sprechblase) über Microsoft 365 Copilot (Dokumentstapel) und Agent Builder (Baustein) bis Copilot Studio (Zahnräder mit Prozessknoten) — Die vier Angebote greifen ineinander: vom Chat über den Arbeitskontext bis zum Agenten, der Prozesse unterstützt.

Copilot Chat: Der Einstieg über das Gespräch

Copilot Chat eignet sich für viele Aufgaben, bei denen Menschen Informationen verstehen, formulieren oder strukturieren möchten. Du kannst zum Beispiel einen Text überarbeiten lassen, Ideen sammeln, ein Thema erklären oder eine bereitgestellte Datei zusammenfassen.

Eine hilfreiche Anfrage könnte lauten:

„Erkläre die wichtigsten Aussagen dieses Dokuments für jemanden ohne technisches Vorwissen. Nenne anschließend fünf Fragen, die noch offenbleiben.“

Für berechtigte Microsoft-365-Geschäfts- und Unternehmenskonten ist Copilot Chat auch ohne zusätzliche Microsoft-365-Copilot-Lizenz verfügbar. Der umfassende Zugriff auf den persönlichen Arbeitskontext unterscheidet sich jedoch je nach Lizenz. Ein verfügbarer Chat bedeutet deshalb noch keinen vollständigen Zugriff auf E-Mails, Besprechungen und Unternehmensdateien. Microsoft erklärt die Unterschiede.

Ohne die Lizenz arbeitet Copilot Chat laut Microsoft vor allem web-gestützt. Arbeitskontext gibt es dann nur eingeschränkt, etwa über hochgeladene Dateien, Agenten oder unterstützte App-Kontexte wie Outlook. Den vollen Zugriff auf E-Mails, Chats, Besprechungen und Dateien, den bevorzugten Zugriff und erweiterte Agenten wie Researcher und Analyst gibt es erst mit der Microsoft-365-Copilot-Lizenz.

Microsoft 365 Copilot: Unterstützung mit Arbeitskontext

Microsoft 365 Copilot erweitert die Unterstützung um den Kontext deiner eigenen Arbeit und die Integration in Microsoft-365-Anwendungen. Damit werden Aufgaben interessant, bei denen Informationen bereits in verschiedenen Arbeitsbereichen liegen: in Dokumenten, E-Mails, Chats oder Besprechungen.

Vor einem Projekttermin könnte eine Anfrage zum Beispiel lauten:

„Fasse den aktuellen Stand des Projekts zusammen. Welche Entscheidungen wurden getroffen und welche Fragen sind noch offen?“

Der Nutzen liegt darin, vorhandene Informationen schneller zusammenzuführen. Voraussetzung ist, dass die benötigten Inhalte verfügbar sind und die anfragende Person darauf zugreifen darf.

Je nach Lizenz unterstützt Copilot auch direkt in den Anwendungen: in Word beim Entwerfen, Umschreiben und Zusammenfassen von Dokumenten, in Outlook beim Verfassen von E-Mails und Zusammenfassen von Verläufen und in Teams beim Zusammenfassen und Transkribieren von Besprechungen samt Aufgaben. Welcher Umfang verfügbar ist, zeigt ein Label in der App, zum Beispiel „Microsoft 365 Copilot (Basic)“ oder „Microsoft 365 Copilot (Premium)“. Mehr dazu in Microsofts Überblick zu Copilot-Lizenzen und -Funktionen.

Was unterscheidet einen Chat von einem Agenten?

In einem allgemeinen Chat formulierst du deine Aufgabe im jeweiligen Gespräch. Ein spezialisierter Agent erhält dagegen eine dauerhaft definierte Aufgabe und eine passende Konfiguration.

Ein Agent kann zum Beispiel den Auftrag bekommen, neue Mitarbeitende bei Fragen zum Einstieg ins Unternehmen zu unterstützen. Dazu gehören:

Eine klar beschriebene Rolle
Anweisungen für sein Verhalten
Geeignete Wissensquellen
Gegebenenfalls Werkzeuge für konkrete Aktionen

Dadurch musst du die grundlegende Aufgabenbeschreibung nicht jedes Mal neu eingeben.

Ein Agent ist außerdem nicht automatisch autonom. Viele Agenten reagieren auf Fragen im Chat. In Copilot Studio lassen sich Agenten aber auch über Ereignis-Trigger starten, etwa wenn in SharePoint ein neues Element angelegt wird oder zu einem festen Zeitpunkt. Dann führen sie festgelegte Aufgaben selbstständig aus. Solche Trigger arbeiten mit den Anmeldedaten der Person, die den Agenten erstellt hat, und jede Auslösung verbraucht Copilot Credits.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen Auskunft und Aktion: Eine Anleitung zum Erstellen eines Supporttickets ist noch keine Ticketerstellung. Dafür braucht der Agent eine Verbindung zum Zielsystem und die erforderlichen Berechtigungen.

Agent Builder: Einen eigenen Spezialisten erstellen

Agent Builder ermöglicht einen einfachen Einstieg in die Erstellung eigener Agenten innerhalb der Microsoft-365-Copilot-Erfahrung. Das Werkzeug ist direkt in die Microsoft-Copilot-App (früher Microsoft-365-Copilot-App) integriert: im Web sowie in Teams auf dem Desktop und im Browser, aber nicht in den mobilen Apps.

Ein typisches Beispiel ist ein Projektassistent: Er beantwortet Fragen zu einer ausgewählten Dokumentation und hilft dem Team, relevante Informationen zu finden.

Dafür beschreibst du, welche Aufgabe der Agent übernehmen soll, wie er antworten soll und welche Inhalte er berücksichtigen soll. Programmierkenntnisse sind für diesen Einstieg nicht erforderlich.

Agent Builder eignet sich besonders für überschaubare, wissensbezogene Aufgaben. Aktionen mit externen Diensten kann Agent Builder selbst nicht erstellen; dafür ist Copilot Studio nötig. Brauchst du später umfangreichere Integrationen oder Abläufe, kann ein dort erstellter Agent nach Copilot Studio kopiert und weiterentwickelt werden. Dazu gibt es Microsofts Vergleich von Agent Builder und Copilot Studio.

Beim Kopieren mit „Copy to Copilot Studio“ werden Name, Beschreibung, Anweisungen sowie SharePoint- und Web-Wissen übernommen. Wissen aus Copilot-Connectors und eingebettete Dateien musst du danach neu einrichten.

Copilot Studio: Wenn der Agent Prozesse unterstützen soll

Copilot Studio bietet mehr Möglichkeiten für die Gestaltung, Integration und Verwaltung von Agenten.

Damit lässt sich zum Beispiel ein Supportablauf umsetzen: Der Agent versucht zunächst, eine Frage anhand interner Dokumentation zu beantworten. Bleibt das Problem ungelöst, sammelt er die notwendigen Angaben und erstellt über eine angebundene Aktion ein Ticket.

Auch andere Szenarien sind denkbar: Ein Vertriebsassistent könnte Informationen aus einem CRM abrufen, ein interner Serviceagent eine Anfrage an die zuständige Stelle weiterleiten oder einen Freigabeprozess starten.

Copilot Studio ist eine Low-Code-Plattform. Viele Bestandteile richtest du über eine grafische Oberfläche ein. Für komplexere Lösungen braucht es dennoch ein Verständnis für Daten, Berechtigungen und den jeweiligen Geschäftsprozess.

Die Plattform unterstützt unter anderem mehrstufige Abläufe, Konnektoren, autonome Funktionen und die Bereitstellung über verschiedene Kanäle. Einen Überblick gibt Microsofts Übersicht zu den Einsatzmöglichkeiten.

Drei Bausteine eines hilfreichen Agenten

Die Qualität eines Agenten hängt vor allem von seiner Konfiguration ab. Drei Bausteine sind besonders wichtig.

Drei Bausteine eines Agenten: klarer Auftrag (Zielscheibe), passendes Wissen (Buch) und geeignete Werkzeuge (Schraubenschlüssel), verbunden mit einem stilisierten Agenten darüber — Auftrag, Wissen und Werkzeuge sind die drei wichtigsten Bausteine für deinen Agenten.

1. Ein klarer Auftrag

„Hilf unseren Mitarbeitenden“ ist als Aufgabenbeschreibung sehr allgemein. Konkreter wäre:

„Unterstütze Mitarbeitende bei VPN-Problemen und Softwareanfragen. Verwende die interne IT-Dokumentation, erkläre die Schritte verständlich und verweise ungelöste Fälle an den Service-Desk.“

Lege außerdem fest, wie der Agent antwortet: kurz oder ausführlich, in einzelnen Schritten oder als Fließtext, mit Rückfragen oder mit einer abschließenden Zusammenfassung.

2. Passendes Wissen

Ein Agent benötigt verlässliche Informationen für sein Aufgabenfeld. Dafür kommen zum Beispiel Dokumente, SharePoint-Inhalte oder angebundene Wissensquellen infrage.

Dabei zählt die Auswahl. Eine kleine, gepflegte Sammlung relevanter Anleitungen ist oft ein besserer Ausgangspunkt als eine große Menge veralteter oder widersprüchlicher Dateien.

Quellenangaben helfen dabei, Antworten nachzuvollziehen. Sie ersetzen jedoch nicht die Prüfung, ob die verwendete Quelle aktuell ist und die Antwort tatsächlich stützt.

3. Geeignete Werkzeuge

Wissen ermöglicht Auskünfte. Werkzeuge ermöglichen den Zugriff auf Funktionen anderer Systeme.

Ein Agent kann dadurch zum Beispiel einen Status abfragen oder einen neuen Datensatz anlegen. Konnektoren und Schnittstellen stellen die technische Verbindung her; ein Ablauf legt fest, welche Schritte ausgeführt werden.

Eine neue Ticketnummer darf der Agent deshalb erst als Ergebnis melden, wenn das Ticketsystem die Erstellung bestätigt hat.

Woher kommen die Informationen?

Für die Anbindung externer Systeme gibt es zwei grundlegende Ansätze.

Microsoft-365-Copilot-Connectors (früher Microsoft Graph Connectors) bringen Inhalte externer Quellen in Copilot. Dadurch lassen sich Informationen in Antworten berücksichtigen, die außerhalb der üblichen Microsoft-365-Ablage liegen. Dabei gibt es zwei Arten: Synced Connectors indexieren die Inhalte in Microsoft Graph. Federated Connectors fragen sie dagegen per MCP (Model Context Protocol) live ab, ohne sie zu indexieren. In beiden Fällen gelten die Berechtigungen des Quellsystems.

Power-Platform-Konnektoren können Funktionen angebundener Systeme aufrufen. In Copilot Studio nutzt du sie als „Tools“. Je nach Verbindung lassen sich zum Beispiel Daten abfragen oder Einträge erstellen und aktualisieren.

Für die Planung eines Agenten stellt sich daher eine praktische Frage: Soll er vorhandenes Wissen finden oder einen Vorgang in einem anderen System ausführen? Manche Lösungen brauchen beides.

Sicherheit gehört zur Konfiguration

Bei einem Agenten musst du zwei Fragen getrennt betrachten: Wer darf ihn verwenden? Und auf welche Daten darf er zugreifen?

Eine Anmeldung am Agenten beantwortet noch nicht automatisch die Frage nach den Berechtigungen in jedem angebundenen System.

Bei geschützten SharePoint-Wissensquellen spielen die Rechte der jeweiligen Person eine wichtige Rolle. Nutzt du SharePoint als Wissensquelle, zeigt der Agent laut Microsoft nur Inhalte, die die angemeldete Person selbst lesen darf; Vertraulichkeitsbezeichnungen (Sensitivity Labels) werden dabei berücksichtigt. Prüfe die Konfiguration deshalb mit unterschiedlichen Testkonten. Ein erfolgreicher Test mit einem Administratorkonto sagt wenig darüber aus, was andere Mitarbeitende sehen können. Details dazu liefert Microsoft zur SharePoint-Wissensanbindung.

Wähle auch ein direkt hochgeladenes Dokument bewusst aus. Dateien, die du direkt von deinem Gerät hochlädst, speichert Copilot Studio in Dataverse. Laut Microsoft lässt sich dieses Wissen mit angemeldeten und nicht angemeldeten Personen teilen, die den Agenten nutzen. Geh deshalb nicht davon aus, dass dabei die ursprünglichen Zugriffsrechte seines bisherigen Speicherorts automatisch übernommen werden.

Anders sieht es nach Microsofts Beschreibung bei SharePoint- und OneDrive-Dateien aus, die du über „Dateien hochladen > SharePoint/OneDrive“ einbindest: Hier prüft Copilot Studio bei jeder Abfrage, ob die Person die Datei an der Quelle sehen darf.

Zusätzlich legen Admins über Datenrichtlinien im Power Platform Admin Center fest, welche Konnektoren, Wissensquellen und Ereignis-Trigger Agenten nutzen dürfen, ob eine Anmeldung Pflicht ist und in welchen Kanälen Agenten veröffentlicht werden dürfen. Im Microsoft 365 Admin Center entscheiden sie außerdem, welche Agenten in der Organisation verfügbar sind.

Von der ersten Version zum verlässlichen Einsatz

Ein erster Agent lässt sich schnell erstellen. Für den verlässlichen Einsatz braucht es anschließend Tests und laufende Pflege.

Prüfe dabei auch schwierige Situationen: eine unklare Anfrage, eine fehlende Information, eine veraltete Anleitung oder eine fehlgeschlagene Aktion.

Copilot Studio bietet dafür den Testbereich mit einer Aktivitätskarte und eine Aktivitätsseite mit früheren Verläufen. Dort siehst du, welche Schritte, Tools und Wissensquellen der Agent genutzt hat und welche Quellen er zwar durchsucht, aber nicht verwendet hat. Laut Microsoft gilt das für Agenten mit generativer Orchestrierung.

Nach den Tests folgt die Bereitstellung im passenden Kanal, zum Beispiel in Teams. Auch dort solltest du das Verhalten nochmals überprüfen. Danach bleiben Aufgaben wie die Aktualisierung der Wissensbasis, die Auswertung von Rückmeldungen und das erneute Testen nach Änderungen.

Lizenzen: Nutzung und Erstellung getrennt betrachten

Bei der Lizenzplanung lohnt es sich, drei Fragen auseinanderzuhalten: Wer erstellt den Agenten? Wer verwendet ihn? Und welche Funktionen beziehungsweise Verbindungen benötigt er?

Daraus ergeben sich unterschiedliche Anforderungen. Bei Copilot Studio kommt zusätzlich die Abrechnung über Copilot Credits hinzu. Credits gibt es als Prepaid-Pack mit monatlicher Kapazität, als einjährigen Prepurchase-Plan oder verbrauchsabhängig per Pay-as-you-go über ein Azure-Abo.

Wie viele Credits anfallen, hängt von der Funktion und vom sogenannten Harness ab, auf dem ein Agent läuft. Beim GitHub Copilot Harness kosten schon das Bauen und Testen Credits. Beim Standard-Harness beginnt die Abrechnung erst nach dem Veröffentlichen. Nutzen Personen mit Microsoft-365-Copilot-Lizenz Agenten in Copilot Chat, Teams oder SharePoint, werden klassische und generative Antworten sowie das Grounding über Microsoft Graph nicht auf das Kontingent an Copilot Credits angerechnet.

Eine Testlizenz eignet sich zum Kennenlernen: Laut Microsoft können damit Agenten erstellt und im Testchat geprüft, aber nicht veröffentlicht werden. Microsoft beschreibt das für Agenten auf dem Standard-Harness. Aus meiner Sicht ist deshalb auch ein vorhandener Developer Tenant kein Nachweis dafür, dass alle benötigten Nutzungsrechte vorliegen. Aktuelle Hinweise findest du bei Microsoft zu Copilot-Studio-Lizenzen.

Fazit: Welcher Einstieg passt zu welcher Aufgabe?

Bei Microsoft Copilot beginnt die Wahl mit einer konkreten Aufgabe:

Für Textentwürfe, Erklärungen und die Arbeit mit bereitgestellten Dokumenten kann Copilot Chat ein guter Einstieg sein.
Wenn der persönliche Arbeitskontext aus Microsoft 365 einbezogen werden soll, wird Microsoft 365 Copilot relevant.
Für einen wiederverwendbaren Assistenten mit einem klaren Wissensgebiet bietet sich Agent Builder an.
Sobald Integrationen, Aktionen oder mehrstufige Geschäftsabläufe erforderlich sind, lohnt sich der Blick auf Copilot Studio.

Ein sinnvoller erster Schritt ist eine häufig wiederkehrende, gut abgrenzbare Aufgabe. An ihr lässt sich prüfen, ob die Antworten hilfreich sind, die Quellen stimmen und der Ablauf im Alltag funktioniert.

Im nächsten Artikel wird daraus ein praktisches Beispiel: ein IT-Support-Agent, der Fragen anhand eigener Dokumentation beantwortet und bei ungelösten Problemen ein Ticket erstellt.

Produkt- und Lizenzangaben wurden anhand der Microsoft-Dokumentation geprüft. Stand: Oktober 2026.